Автоматизация бюджетирования — мощный инструмент для эффективного планирования ресурсов компании и масштабирования бизнеса. Внедрение такой системы требует глубокого понимания процессов, правильного выбора методологии и четкого взаимодействия между ИТ- и финансовыми подразделениями.
Что такое бюджетирование?
Бюджетирование включает два основных компонента:
1.Формы для ввода планов и план-фактного анализа – структурированные отчеты, отражающие финансовые показатели.
2.Процессы заполнения этих форм – алгоритмы сбора данных, их согласования и контроля.
Некоторые предприятия также включают в понятие бюджетирования процессы казначейства — управление заявками и контроль денежных средств, но в данной статье речь пойдет именно о планировании и анализе бюджетных данных.
Популярные методы бюджетирования
Исследования, например, от немецкого института BARC (рис[GN1] .1.), показывают, что в России и Европе применяются схожие модели. Бюджетирование на основе предпосылок – самый распространенный подход в нашей практике. Например, компания планирует рост выручки на 20% и рассчитывает бюджет исходя из этой предпосылки.
Существуют и более сложные подходы:
1.Сценарное планирование – включает оптимистичные и пессимистичные сценарии с проработанными драйверами изменений.
2.Прогнозные (статические) модели – встречается редко и основываются на рыночных котировках и сложных экономических расчетах.
3.Полностью интегрированное планирование – связь стратегических целей компании с операционными бюджетами. Пока в России такие системы встречаются нечасто.
Рис.1. Модели бюджетирования в Европе
При этом более 50% компаний в Европе недовольны своими системами бюджетирования (рис.2.). Чаще всего проблемы возникают из-за высокой стоимости внедрения, недостаточной интеграции в бизнес-процессы и низкой вовлечённости пользователей.
Рис.2. Насколько предприятия довольны разными аспектами планирования
Как видите, есть куда расти. Поэтому, если в вашей компании уже внедрена 1С:ERP или 1С:КА, рано или поздно возникнет запрос на автоматизацию процессов бюджетирования и планирования.
Альтернативный вариант — проявить инициативу и заранее предложить руководству усовершенствовать финансовые процессы. Такой подход не только повысит эффективность управления, но и укрепит вашу репутацию как специалиста, способного выводить бизнес-процессы на новый уровень.
С чего начинается проект по автоматизации бюджетирования?
Чаще всего компании сталкиваются с двумя сценариями:
1.Полная автоматизация «с нуля» – когда в ИТ-отдел поступает запрос на внедрение системы, а на входе есть только Excel-модель и, в лучшем случае, регламент. Главная ошибка на этом этапе — воспринимать автоматизацию как простой перенос таблиц в систему. На самом деле за "20 отчетами" скрывается сложная бизнес-логика, и поверхностный подход гарантирует проблемы на этапе внедрения.
2.Доработка существующей системы – когда бюджетирование уже внедрено, но заказчики недовольны скоростью работы, аналитикой или функционалом.
В обоих случаях первый шаг – анализ бюджетной модели. Без понимания принципов ее работы высок риск создать систему, которая не будет соответствовать реальным потребностям бизнеса.
Практика показывает, что поверхностный подход к автоматизации бюджетирования, когда ориентируются лишь на количество отчетов, неизбежно приводит к провалу. Наглядный пример - случай из нашей практики:
Команда внедрения при формировании в 1С:КА бюджета движения денежных средств настроили статьи бюджетов один-в-один со статьями движения денежных средств. Это неправильно, но в их случае это сработало… до первого серьезного изменения требований.
Когда заказчик запросил исключить внутригрупповые обороты (для 180 статей бюджета!) для реализации пришлось приложить титанические силы.
В последствии заказчик пожелал еще и бюджет доходов и расходов. После этого стало очевидно, что проект зашел в тупик.
Наследство от прошлого подрядчика представляло собой систему, требовавшую регулярных "ручных" доработок - буквально каждый раз приходилось вмешиваться в код, чтобы поддерживать её работоспособность.
Главный урок: Проблемы возникли из-за отсутствия глубокого анализа на старте. Если бы внедренцы: изучили реальные потребности бизнеса, поняли логику финансового директора и проанализировали все предпосылки модели, то проект был бы реализован в разы быстрее и без технического долга.
Всегда начинайте с анализа, а не с копирования существующих форм!
Инструменты для управления проектом
Для успешной реализации проекта необходимы следующие инструменты:
Централизованное хранение информации
Excel-файлы с бюджетными формами должны храниться в одном месте, а не быть разбросанными по компьютерам сотрудников. Но важно ограничить права доступа (бюджетные данные конфиденциальны). Мы на проектах используем СППР (Система проектирования прикладных решений) – в ней можно гибко назначать права доступа на вложенные файлы.
Система управления требованиями
Позволяет работать с большими объемами взаимосвязанных данных, отслеживать выполнение требований по всем статьям бюджета и ключевым показателям. Из нашего практического опыта реализации проектов можно сделать однозначный вывод: успешное завершение такого проекта без применения системы управления требованиями становится крайне затруднительным. Можно использовать промышленные системы, или пойти по нашему пути – мы для себя разработали собственное решение управления требованиями.
Требование – это характеристика будущей системы, которая закончена, реализуема и проверяема.
Матрица требований
Помогает визуализировать связь между бизнес-процессами, статьями бюджета и функциональными модулями ERP-системы (рис.3.).
Рис.3.
В строках указаны требования, в столбцах — статьи бюджета. На пересечении виден статус обработки: зелёная отметка показывает связанные элементы, а комментарии поясняют детали обработки. матрица помогает наглядно отслеживать прогресс и выявлять упущения.
Ключевые этапы проекта
Процесс включает несколько стандартных этапов:
Этап 1. Анализ процессов и модели бюджетирования — самый длительный и критически важный этап.
Этап 2. Организация процесса документирования. В AUXO, мы не составляем классическое ТЗ - вместо этого создаем:
·Альбом бюджетных форм
·Точечные ТЗ на отдельные доработки
Такой подход эффективнее. По нашему мнению, готовить техническое задание по ГОСТ 34 на всю систему бюджетирования - лишняя трата денег и времени.
Этап 3. Настройка циклических процедур планирования и анализа с учетом сезонности и специфики бизнеса.
Важно учитывать цикличность процесса: первая версия бюджета чаще всего формируется осенью, а корректировка на основании фактических данных проводится весной следующего года. Такой подход позволяет одновременно удовлетворить запросы бизнеса и обеспечить комфортный темп работы команды
Чек-лист для анализа бюджетной модели
Итак, мы подошли к самому главному. Мы составили и детально разобрали основной перечень вопросов, которые необходимо задать бизнесу перед автоматизацией бюджетирования. Этот чек-лист поможет:
·Полностью понять требования к системе
·Избежать дорогостоящих переделок в будущем
·Учесть все нюансы, включая внутригрупповые обороты
>> Вышлем бесплатно по запросу
+ можно будет показать пару страниц для затравки, чтобы могли увидеть, что там не «липа».
Заключение
Автоматизация бюджетирования – сложный, но крайне важный процесс. Чтобы избежать ошибок:
1.Начинайте с анализа бюджетной модели.
2.Используйте системы управления требованиями, например нашу разработку АРВИС.
3.Учитывайте цикличность процессов.
4.Интегрируйте стратегическое и операционное планирование.
Грамотно выстроенная система бюджетирования не только упростит финансовое управление, но и станет надежной основой для роста компании.