В ходе проектов автоматизации бюджетирования команде необходимо учитывать все нюансы создаваемой системы. Для этого приходится упорядочивать колоссальный массив информации, погружаясь в разрозненный объём требований и нормативов:

• Бюджетные формы и процессы
• Описание алгоритмов заполнения различных форм
• Состав ЦФО и соответствие финансовой структуры организационной структуре предприятия
• Права доступа участников процесса бюджетирования к различным статьям и бюджетам
• Правила проведения план-фактного анализа
• Правила контроля денежных потоков на основе данных бюджетирования
• Правила аллокации затрат, которые могут отличатся от бухгалтерских
• Правила выделения ВГО
• Правила получения фактических данных
• Различные пожелания пользователей к интерфейсам и сервисам системы

При таком объеме существует высокий риск запутаться и пропустить важные требования. Это может повлечь за собой дорогостоящие исправления, особенно если ошибки допущены на этапе разработки архитектуры системы.

Например, отложив разработку правил выделения ВГО на финальный этап проекта, может потребоваться пересмотр правил получения фактических данных и даже пересмотр уже разработанных бюджетных форм и алгоритмов их заполнения.

Система управления требованиями
Для снижения рисков, нами было разработано решение специально для проектов автоматизации бюджетирования. Оно обеспечивает единое информационное пространство для работы команд и учитывает всю необходимую НСИ:

• Статьи бюджетов
• Списки ЦФО
• Показатели для расчетов статей: операционные показатели на базе которых статьи могут быть рассчитаны, а при проведении план-фактного анализа могут быть выявлены факторы, которые повлияли на результат финансовой деятельности предприятия.
• Показатели для финансового контроля, применяемые в бюджетной модели (например, DUPON)
• Другая специализированная информация

Система обладает удобным интерфейсом и позволяет аналитикам обрабатывать требования, которые могут быть связанны с любым элементом системы бюджетирования:

• Статьями бюджетов
• Карточками статей бюджетов (определяет порядок расчета статьи в конкретном ЦФО)
• ЦФО, бюджетами и другими элементами бюджетной модели

В зависимости от объема и типа данных аналитик может формировать матрицы, комбинируя в строках и столбцах различные элементы бюджетной модели и требования, исключая их потерю. Обработка требований становится формализованной и контролируется как руководителями проекта, так и заказчиком.
Благодаря системе время на разработку требований сокращается на 20%, повысили контролируемость процесса для заказчика, сократили риски ошибок в архитектуре разрабатываемого решения и в конечном счете превратили работу с требованиями в удовольствие для аналитиков и участников команды со стороны заказчика.

Что дает внедрение системы на вашем проекте

• На 20% сокращается время на разработку требований
• Существенно снижается вероятность ошибок в архитектуре разрабатываемого решения
• Заказчик получает понятную картину текущих задач, а команда – удобный инструмент для работы. Работа с требованиями превращается в удовольствие.