ЦЕЛИ ПРОЕКТА

Ключевая цель проекта состояла в унификации процессов и переходе на современное отечественное решение на платформе 1С. Перед проектной командой стояла задача создать единую систему на базе 1С, обеспечивающую:

СИТУАЦИЯ ДО СТАРТА ПРОЕКТА

До начала проекта учёт в компании вёлся фрагментарно: часть операций – в табличном редакторе, часть – в зарубежной ERP-системе. Такая модель создавала несколько серьёзных проблем:

• Зависимость от иностранного ПО. Перенос нормативно-справочной информации, остатков и отраслевой специфики оставался сложной задачей, а использование зарубежной ERP-системы ограничивало развитие и создавало риски непрерывности бизнеса.

• Высокая трудоёмкость и ошибки в документах по госконтрактам. В периоды пиковой нагрузки до 10% документов требовали переподписания и повторной доставки; фиксировались замечания грузополучателей в приёмке из-за ошибок, выявленных уже после отгрузки. Это увеличивало затраты, осложняло взаимодействие с лечебно-профилактическими учреждениями (ЛПУ) и могло бы негативно повлиять на репутацию компании.

• Неуправляемая логистика. Поставки по каждому госконтракту выполняются более чем в 150 ЛПУ в 80 регионах, но планировались только исходя из дедлайнов соглашения и объемов, без учёта стоимости доставки, эффективности и т.д. В результате планирование доставки выполнялось стихийно, значительная часть доставок проводилась зачастую в последний момент с использованием дорогих видов транспорта, включая авиаперевозки.

• Разрозненные данные. Единого информационного пространства не существовало: информация хранилась в отдельных файлах специалистов, в заметках на локальных компьютерах, а часть критически важных сведений – только «в головах» сотрудников. Из-за этого регулярно возникали сбои в коммуникации, с заказчиками и грузополучателями, а работа по госконтрактам велась хаотично в пиковые периоды.

• Критическая зависимость от ключевых сотрудников. Устойчивая работа компании держалась на их присутствии, внимательности и способности быстро реагировать без ошибок. Для компании с амбициозными корпоративными планами ежегодного удвоения объёмов такая модель представляла серьёзный риск: при росте нагрузки ручная обработка растущего массива данных и документации стала бы просто невозможной.

УНИКАЛЬНОСТЬ И ИННОВАЦИОННОСТЬ ПРОЕКТА

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

В компании сформирован единый интеллектуальный контур управления, обеспечивший прозрачность и полный контроль бизнеса в режиме «день в день», упрощающий рутинную работу специалистов и минимизирующий объем человеческих ошибок.

ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ И ОТРАСЛЕВОЕ СООТВЕТСТВИЕ

Проект обеспечил полное импортозамещение ERP-системы без потери качества управления. Система успешно прошла аудит со стороны одной из компаний «большой четвёрки» на соответствие основным требованиям SOX (Сарбейнса-Оксли акта) и GDP (отраслевым стандартам надлежащей дистрибьюторской практики), подтвердив высокий уровень надёжности, прослеживаемости и соответствия отраслевым стандартам.

СОЦИАЛЬНАЯ ЗНАЧИМОСТЬ

Социальная значимость проекта обусловлена спецификой деятельности компании: «Алексион Фарма» является дистрибьютором препаратов (Канума, Стрензик, Коселуго), применяемых при редких и тяжелых заболеваниях, где своевременность терапии имеет критическое значение для непрерывности лечения, от которой зависят качество жизни пациентов.

Внедрение системы позволило сократить сроки исполнения государственных контрактов более чем на треть, за счёт сокращения времени подготовительных работ до минимума, ожидания товаров от поставщиков и обеспечения сбалансированных графиков отгрузки. Подготовка отчётности по госконтрактам теперь выполняется в среднем на 10 дней раньше установленных сроков. Дополнительно, за счёт повышения эффективности процессов, оптимизации логистики и снижения операционных издержек, компания вносит вклад в рациональное использование бюджетных средств: начиная с 2024 года экономия бюджета фонда поддержки детей с тяжелыми, хроническими и редкими (орфанными) заболеваниями превысила 900 миллионов рублей. Эти средства могут быть направлены на расширение программ обеспечения пациентов терапией. Данные показатели отражают положительный вклад компании в сокращение сроков получения терапии и снижение рисков задержек доставки адресной государственной помощи.

ВНЕДРЕННЫЕ ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ

АРХИТЕКТУРА РЕШЕНИЯ И МАСШТАБ ПРОЕКТА

Методология проекта
Проект выполнен по гибридной технологии: за основу взята классическая каскадная модель с элементами Agile (гибкой методологии разработки продукта по спринтам), что позволяло в максимально короткие сроки выпускать готовые релизы и передавать их ключевым пользователям для изучения, тестирования и апробации. С учётом сложной ситуации и риска ухода зарубежных вендоров, для максимально быстрого перехода и снижения рисков непрерывности бизнеса, проект был разделён на два этапа:

1. Внедрение критичной функциональности, базового контура (MVP). Автоматизация критичных функций оперативного контура, ведения бухгалтерского учета, отчетности по стандартам РСБУ и МСФО. Это обеспечило компании переход на новую платформу и запуск критичных процессов учёта в максимально сжатые сроки.
2. Развитие функциональности (очередь 2). Развитие и адаптация процессов, полная автоматизация основных направлений деятельности, включая деятельность по государственным контрактам, дистрибуцию, CRM. Внедрение и запуск контуров финансового учета, планирования, бюджетирования и прогнозирования. Существенное расширение перечня автоматизированной корпоративной и аналитической отчетности.

Именно такой подход позволил быстро запустить устойчивое ядро и последовательно развивать систему без потери управляемости.

Рис. 1. Функциональная архитектура автоматизированной системы

Рис. 2. Структурно-функциональная схема

АРХИТЕКТУРА ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОГО КОНТУРА

Рис. 3. Архитектура интеллектуального контура

Микросервисный подход обеспечил масштабируемость, гибкость и устойчивость решения: новые агентские сценарии добавляются без изменения существующих процессов, а компоненты (модели, базы, обработчики) обновляются независимо друг от друга. Все ИИ-модели работают на корпоративных данных, что обеспечивает максимальную точность обработки документов именно по профилю деятельности «Алексион Фарма».

Интеллектуальный контур развёрнут локально, на серверах заказчика, и полностью изолирован от интернета – ни одна единица чувствительных данных не передаётся во внешние системы. Взаимодействие пользователей и системы построено по простой схеме: пользователи 1С запрашивают обработку документов по государственным контрактам через отдельное АРМ 1С, а администратор контролирует работу контура через веб-интерфейс по HTTPS. Оркестратор собирает нужную цепочку сервисов под каждую задачу – от распознавания сканов до валидации и возврата результата в 1С. Реализован принцип «единого окна», с каким бы запросом пользователь ни обратился бы к ИИ лаборатории, оркестрация задачи, поиск решения, обработка результатов, передача результата обратно остается невидимой пользователю: однажды запросив из 1С формы, пользователь так же получает результат – в той же 1С форме.